Probablemente has oído hablar de ellas. También habrás oído hablar  de blockchain o big data. Son términos que están de moda y desde Possible queremos ayudarte a aclarar y conocer un poco más estos términos. Hoy nos centraremos en las metodologías ágiles.

Estas metodologías nos permiten una adaptación ágil de la forma de trabajo a las condiciones del proyecto. Uno de los principales beneficios es la gran flexibilidad que aportan ante imprevistos que cada vez se dan más en entornos tan cambiantes como en el que vivimos actualmente.

En Possible, estas metodologías forman parte de nuestro ADN y queremos contarte más sobre ellas para que puedas evaluar si pueden beneficiar a tu organización.

¿Qué son las metodologías ágiles?

El termino y concepto de metodología ágil nace en el sector tecnológico, el primero en desarrollar las primeras metodologías ya que la gestión de proyectos de una forma tradicional dejaba de ser eficiente. Hoy en día se ha extendido a casi todos los sectores ya que sus beneficios son obvios y su fácil adaptación las hace accesibles a proyectos de cualquier tamaño.

Se fija su nacimiento “oficial” en el 2001 con la firma del Manifesto Agile por parte de CEOs de diferentes multinacionales. En este manifestó aunaron las buenas prácticas de sus empresas y crearon una nueva filosofía de trabajo.  Reuniendo las buenas prácticas de sus empresas se articuló este manifestó con una nueva filosofía de trabajo.

Las metodologías ágiles no solo implican una nueva forma de gestionar proyectos de forma eficiente, sino que conlleva aumentar el nivel de colaboración entre equipos y el nivel de autonomía o auto-organización de estos.

Hay diferentes metodologías y algunas cuentan con variantes que se adaptan a proyectos o sectores. Lo importante es conocer los beneficios que nos aportarían para escoger cual o cuales implementar y saber que las podemos adaptar a nuestro día a día para aprovechar al máximo su potencial.

¿Qué beneficios tienen las metodologías ágiles?

Las ventajas y beneficios que nos aporta implementar metodologías ágiles son innumerables y varían de un proyecto a otro y en función del estado del que partimos.

Algunos de los beneficios son:

El foco en las personas

Esta es una de las principales premisas de las metodologías ágiles. Es el primer punto del manifesto agile: individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.

Nos ayuda a centrarnos en el equipo y fomentar así una cultura colaborativa y mejorar la motivación de las personas que forman parte de la organización. Esto, a su vez, implica una mayor productividad y mejora de la competitividad de la empresa.

Potencia la responsabilidad de los miembros del equipo, mayor autonomía y transparencia

En las metodologías ágiles se fomenta el trabajo colaborativo. Esto hace que cada integrante del equipo juegue un papel importante en el proyecto al responsabilizarse de una parte de este. Esto favorece que la responsabilidad que desarrolla cada persona aumente y su autonomía también.

Por otro lado, la comunicación constante y la disponibilidad de información promueven una mayor transparencia para todos los miembros del equipo.

Ayuda a priorizar y tomar decisiones

Con un seguimiento periódico y fluido del trabajo, ausencia de jerarquías y comunicación constante la toma de decisiones es mucho más ágil y la priorización de tareas surge de forma natural.

Mejora el tiempo de respuesta ante cambios

Este es uno de los orígenes de las metodologías ágiles y de sus principales motivos. La gestión ágil permite al equipo adaptarse de forma rápida a cambios en el entorno. También ayudan a evitar o amortiguar problemas derivados de no adaptar el proyecto a dichos cambios.

Reducción de costes

La gestión ágil nos permite identificar los cambios e imprevistos de forma rápida y cuando aún son solventables. Evitaremos así llegar al final del proyecto y darnos cuenta de que no sirve por que la necesidad ha desaparecido o se ha convertido en obsoleta la solución propuesta.

Si hay que cancelar el proyecto lo haremos en un momento intermedio por lo que el coste se reduce y si hay que cambiar alguna característica lo haremos con un coste de cambio menor al detectarlo en una fase más temprana.

¿Cuáles son las metodologías ágiles más utilizadas?

Seguramente te resultarán conocidas y si no es así a partir de hoy lo harán. Scrum, Kanban, o Design Thinking son las metodologías ágiles más utilizadas y las que a más sectores se han extendido.

SCRUM

Scrum es un marco de trabajo con un conjunto de buenas practicas para favorecer el trabajo en equipo y sacar el mejor resultado de un proyecto. Se define como marco de trabajo ya que se puede adaptar a la realidad de cada proyecto para favorecer su implementación y maximizar sus beneficios.

Se basa en el desarrollo de proyectos de forma incremental. Con esto nos referimos a ciclos de desarrollo cortos, llamados sprint, que finalizan con una entrega parcial del proyecto que aporta valor al cliente.

Antes de cada sprint, que recomendablemente durarán entre dos semanas y un mes como máximo, se realiza una reunión de planificación para concretar que se va a hacer durante ese ciclo. Durante dicho sprint se hacen reuniones diarias de seguimiento para conocer el estado del proyecto, impedimentos que surjan y detectar cualquier imprevisto que haya que abordar de forma ágil. Estas reuniones diarias tendrán una duración máxima de 15 minutos y han de ser efectivas y ágiles.

Scrum nos permite abordar proyectos complejos con un enfoque flexible y una rápida adaptación a cualquier cambio del entorno. Esto nos facilita la entrega en tiempo y forma además de reducir costes y minimizar errores.

Kanban 

¿Has visto reuniones o salas con paneles divididos en varias columnas y llenos de post-it? Probablemente estuviesen utilizando Kanban.

Esta metodología, también conocida como “tarjeta visual”, es muy útil para visualizar el estado de las tareas de un proyecto según sean tareas pendientes, en proceso o terminadas.

Utilizamos un tablero, dividido en esas tres columnas, donde iremos fijando tarjetas con información resumida de cada tarea a realizar. Una vez alguna persona del equipo empieza a trabajar en dicha tarea movemos la tarjeta a la columna de “en proceso” y una vez se finaliza se avanza la tarjeta a la columna de “terminada”.

Hay variaciones que incluyen, por ejemplo, estados como “en verificación” o “bloqueadas” dentro de la columna de “en proceso” para reflejar mejor la realidad del proyecto.

Otra de las herramientas de Kanban que resulta muy útil son los limites WI (Del inglés Work in progress ) que nos permite fijar un límite de tareas máximas que pueden estar en fase de “en desarrollo” ayudándonos así a centrarnos en pocas tareas que puedan avanzar de forma ágil.

Como puedes intuir la metodología Kanban tiene como principal beneficio conocer el estado actual de cada tarea   del proyecto de forma visual y conocer el nivel de desarrollo del proyecto.

Design Thinking

Desing Thinking es una metodología que nos permite desarrollar productos de forma rápida, adaptados al mercado y validarlos reduciendo tiempos y costes.

Se basa en 5 fases: empatizar, definir, idear, prototipar y testar.

En las dos últimas fases radican la mayoría de sus beneficios y su agilidad. Protopiar y testar nos permiten reducir la inversión en el primer desarrollo y testarlo en el mercado para detectar si genera interés o si necesita cambios.

Veamos una breve definición para cada fase:

Empatizar: Esta es la fase en la que nos ponemos en la piel del usuario. Puede hacerse, por ejemplo, vía entrevistas o por observación. La clave es buscar entender al máximo las necesidades del potencial usuario.

Definir: una vez hemos empatizado con el potencial usuario y entendido sus necesidades debemos filtrar y seleccionar la información que nos resulte realmente útil para identificar que es lo que realmente aportaría valor. Debemos identificar los problemas clave para los que hemos de diseñar una solución.

Idear: en esta fase es esencial deshacernos de ideas predefinidas y no poner limites a la imaginación. Se trata de pensar en posibles soluciones, sean las que sean, para los problemas que queremos solucionar. Suelen utilizarse dinámicas que nos permiten hacer un “brainstorming” e ir depurándolo hasta llegar a ideas que sean realizables.

Prototipar: esta es la fase de hacer las ideas palpables. Debemos construir prototipos de la solución, o soluciones, que hemos seleccionado para detectar las mejoras necesarias que necesitaremos realizar antes de llegar al producto final.

Testar: es el momento de probar el prototipo que hemos preparado con el usuario final para el que desarrollamos la solución. Es la fase de feedback donde recogeremos información de la experiencia de usuario para refinar nuestro prototipo hasta llegar al producto final.

¿Son las metodologías ágiles para mi empresa?

Las metodologías ágiles, al contrario de lo que piensan muchas personas, no son solo para grandes empresas. Cualquier empresa que trabaje en equipo para el desarrollo de proyectos, independientemente de su tamaño, se verá beneficiada de la aplicación de metodologías ágiles.

Lo que debes hacer es profundizar más en el tema, conocer las opciones que tienes y dejarte asesorar para identificar que metodologías has de escoger y como adaptarla a tu proyecto.

Hoy en día muchas empresas utilizan metodologías ágiles, seguro que en tu entorno cercano conocerás a quien te pueda contar su experiencia y así, poco a poco, ir viendo como se puede beneficiar tu día a día siendo más “ágil”.

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Otro artículo que puede ser de tu interés: Los roles de la metodología Scrum