Já deve ter ouvido falar deles. Também já ouviu falar de blockchain ou big data. São termos que estão na moda e de Possível queremos ajudá-lo a esclarecer e saber um pouco mais sobre estes termos. Hoje vamos focar-nos em metodologias ágeis.

Estas metodologias permitem-nos uma adaptação ágil da forma de trabalhar às condições do projeto. Um dos principais benefícios é a grande flexibilidade que proporcionam face a acontecimentos imprevistos que ocorrem cada vez mais em ambientes em mudança como aquele em que vivemos atualmente.

Na Possible, estas metodologias fazem parte do nosso ADN e queremos dizer-lhe mais sobre elas para que possa avaliar se podem beneficiar a sua organização.

O que são metodologias ágeis?

O termo e conceito de metodologia ágil nasceu no setor tecnológico, o primeiro a desenvolver as primeiras metodologias uma vez que a gestão de projetos de forma tradicional já não era eficiente. Hoje espalhou-se por quase todos os sectores, uma vez que os seus benefícios são óbvios e a sua fácil adaptação torna-os acessíveis a projetos de qualquer dimensão.

O seu nascimento “oficial” é estabelecido em 2001 com a assinatura do Manifesto Agile por CEO de diferentes multinacionais. Neste manifesto   reuniram as boas práticas das suas empresas e criaram uma nova filosofia de trabalho. Reunindo as boas práticas das suas empresas, este manifesto foi articulado com uma nova filosofia de trabalho.

A metodologia ágil não só envolve uma nova forma de gerir osprojetos de forma eficiente, como também implica aumentar o nível de colaboração entre as equipas e o nível de autonomia ou auto-organização destes.

Existem metodologias diferentes e algumas têm variantes que se adaptam a projetos ou setores. O importante é saber os benefícios que nos levariam a escolher qual ou qual implementar e saber que podemos adaptá-los ao nosso dia-a-dia para tirar o máximo partido do seu potencial.

Quais são os benefícios das metodologias ágeis?

As vantagens e benefícios da implementação de metodologias ágeis são inumeráveis e variam de um projeto para outro e dependendo do estado a partir do qual começamos.

Alguns dos benefícios são:

O foco nas pessoas

Esta é uma das principais premissas de metodologias ágeis. É o primeiro ponto do manifesto ágil: individuos e interações em processos e ferramentas.  

Ajuda-nos a focar na equipa e, assim, a fomentar uma cultura colaborativa e a melhorar a motivação das pessoas que fazem parte da organização. Isto, por sua vez, implica uma maior produtividade e uma maior competitividade da empresa.

Aumenta a responsabilidade dos membros da equipa, maior autonomia e transparência

Em metodologias ágeis, o trabalho colaborativo é incentivado. Isto faz com que cada membro da equipa desemque um papel importante no projeto, assumindo a responsabilidade por uma parte dele. Isto favorece que a responsabilidade que cada pessoa desenvolve aumenta e a sua autonomia também.

Por outro lado, a comunicação constante e a disponibilidade de informação promovem uma maior transparência para todos os membros da equipa.

Ajuda a priorizar e a tomar decisões

Com uma monitorização periódica e fluida do trabalho, ausência de hierarquias e comunicação constante, a tomada de decisões é muito mais ágil e a priorização das tarefas surge naturalmente.

Melhora o tempo de resposta às mudanças

Esta é uma das origens das metodologias ágeis e das suas principais razões. A gestão ágil permite que a equipa se adapte rapidamente às mudanças no ambiente. Também ajudam a evitar ou amortecer problemas decorrentes da não adaptação do projeto a tais mudanças.

Redução de custos

A gestão ágil permite-nos identificar mudanças e imprevistos rapidamente e quando ainda estão resolvidos. Evitaremos, assim, chegar ao fim do projeto e perceber que não ajuda porque a necessidade desapareceu ou a solução proposta tornou-se obsoleta.

Se tiver de cancelar o projeto, fá-lo-emos num momento intermédio para que o custo seja reduzido e se tiver de alterar qualquer característica, fá-lo-emos com um custo de alteração mais baixo ao detetá-lo numa fase mais precoce.

Quais são as metodologias ágeis mais usadas?

Certamente serão conhecidos de si e se não forem a partir de hoje, saberão. Scrum, Kanban ou Design Thinking são as metodologias ágeis mais usadas e aquelas que se espalharam para mais setores.

SCRUM

O Scrum é um quadro com um conjunto de boas práticas para promover o trabalho em equipa e obter o melhor resultado de um projeto. Define-se como um enquadramento, uma vez que pode ser adaptado à realidade de cada projeto para favorecer a sua implementação e maximizar os seus benefícios.

Baseia-se no desenvolvimento de projetos de forma incremental. Com isto, trata-se de ciclos de desenvolvimento curtos, chamados sprints, que terminam com uma entrega parcial do projeto que acrescenta valor ao cliente.

Antes de cada sprint, que de preferência durará entre duas semanas e um mês no máximo, realiza-se uma reunião de planeamento para especificar o que será feito durante esse ciclo. Durante este sprint, realizam-se reuniões diárias de acompanhamento para conhecer o estado do projeto, impedimentos que surjam e detetem eventuais acontecimentos imprevistos que precisem de ser abordados de forma ágil. Estas reuniões diárias terão a duração máxima de 15 minutos e devem ser eficazes e ágeis.

O scrum permite-nos abordar projetos complexos com uma abordagem flexível e uma rápida adaptação a qualquer mudança no ambiente. Isto facilita-nos a entrega em tempo útil, bem como a redução de custos e a minimização dos erros.

Kanban

Já viu reuniões ou salas com painéis divididos em várias colunas e cheios de post-it? Provavelmente estavam a usar o Kanban.

Esta metodologia, também conhecida como “cartão visual”, é muito útil para visualizar o estado das tarefas de um projeto de acordo com se estão pendentes, em processo ou em tarefas terminadas.

Usamos uma prancha, dividida nestas três colunas, onde vamos fixar cartões com informações sumárias de cada tarefa a ser executada. Uma vez que alguém da equipa comece a trabalhar nesta tarefa, movemos o cartão para a coluna “em processo” e uma vez terminado o cartão é avançado para a coluna “acabada”.

Existem variações que incluem, por exemplo, estados como “em verificação” ou “bloqueados” dentro da coluna “em processo” para melhor refletir a realidade do projeto.

Outra das ferramentas Kanban que é muito útil são os limites de IM (Trabalho   em curso)  que nos permite definir um limite de tarefas máximas que podem estar na fase de “desenvolvimento”, ajudando-nos assim a focar-nos em poucas tarefas que possam avançar de forma ágil.

Como pode intuir a metodologia Kanban tem como principal benefício conhecer o estado atual de cada tarefa do projeto visualmente e conhecer o nível de desenvolvimento do  projeto.

Design Thinking

A Desing Thinking é uma metodologia que nos permite desenvolver rapidamente produtos, adaptados ao mercado e validá-los reduzindo tempo e custos.

Baseia-se em 5 fases: empatia, definição, conceção, protótipo e teste.

Nas duas últimas fases encontram-se a maioria dos seus benefícios e agilidade. A Protopiar e a testar permitem-nos reduzir o investimento no primeiro desenvolvimento e testá-lo no mercado para detetar se gera interesse ou se precisa de alterações.

Vamos olhar para uma breve definição para cada fase:

Empatia: Esta é a fase em que nos colocamos no lugar do utilizador. Pode ser feito, por exemplo, através de entrevistas ou por observação. A chave é procurar compreender plenamente as necessidades do potencial utilizador.

Definir: uma vez que tenhamos empatia com o utilizador potencial e entendemos as suas necessidades, temos de filtrar e selecionar a informação que é realmente útil para identificar o que realmente acrescentaria valor. Temos de identificar os principais problemas para os quais temos de procurar uma solução.

Ideia: nesta fase é essencial livrarmo-nos de ideias predefinidas e não colocar limites à imaginação. Trata-se de pensar em possíveis soluções, sejam elas quais forem, para os problemas que queremos resolver. Eles geralmente usam dinâmicas que nos permitem fazer um “brainstorming” e ir purgar até chegarmos a ideias que são exequíveis.

Prototipagem: esta é a fase de tornar as ideias palpáveis. Temos de construir protótipos da solução, ou soluções, que selecionamos para detetar as melhorias necessárias que teremos de fazer antes de chegarmos ao produto final.

Teste: é hora de testar o protótipo que preparámos com o utilizador final para quem desenvolvemos a solução. É a fase de feedback onde recolheremos informações da experiência do utilizador para refinar o nosso protótipo até chegarmos ao produto final.

São as metodologias ágeis para a minha empresa?

As metodologias ágeis, ao contrário do que muitos pensam, não são apenas para as grandes empresas. Qualquer empresa que trabalhe em equipa para o desenvolvimento de projetos, independentemente da sua dimensão, beneficiará da aplicação de metodologias ágeis.

O que deve fazer é aprofundar o assunto, conhecer as opções que tem e deixar-se aconselhar a identificar quais as metodologias que tem de escolher e como adaptá-lo ao seu projeto.

Hoje em dia muitas empresas usam metodologias ágeis, certamente no seu ambiente próximo saberá quem pode contar a sua experiência e por isso, pouco a pouco, veja como pode beneficiar o seu dia-a-dia sendo mais “ágil”.

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